Privacyverklaring verhuur, exploitatie en verkoop
Stichting woningcorporatie Het Gooi en Omstreken (G&O) is een woningcorporatie uit Hilversum met ruim 9.000 verhuureenheden (waarvan meer dan 8.000 sociale huurwoningen) in het Gooi, de Vechtstreek en het Eemland. Bij het verhuren, exploiteren en beheren van onze verhuureenheden, worden jouw persoonsgegevens verwerkt. Bijvoorbeeld het controleren van je identiteit en het opvragen van je inkomen bij de toewijzing van een huurwoning, het registreren van je naam en contactgegevens voor het plannen en uitvoeren van onderhoud, het beoordelen en afhandelen van gemeld overlast en het bijhouden van je huurstanden.
Sinds 25 mei 2018 geldt de nieuwe Europese privacywet Algemene verordening persoonsgegevens (AVG). Wij vinden het van groot belang om aan de AVG te voldoen en om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens die je ons hebt toevertrouwd, om te gaan. Hierom willen wij je graag informeren welke persoonsgegevens wij waarom verwerken, hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan (en hiermee uw privacy garanderen) en welke rechten je hebt met betrekking tot je persoonsgegevens die wij verwerken.
Wat zijn persoonsgegevens volgens de AVG
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die betrekking hebben op een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon of individu. Naast algemene persoonsgegevens, zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, zijn er bijzondere of gevoelige persoonsgegevens, zoals bedoeld in artikel 9 AVG:
Wat zijn verwerkingen volgens de AVG
Verwerkingen zijn alle handelingen die plaats vinden (al dan niet geautomatiseerd) met betrekking tot persoonsgegevens. Zoals genoemd in artikel 4 AVG, gaat het om: verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van persoonsgegevens.
Verwerkingen persoonsgegevens
Verhuur
Stichting woningcorporatie G&O verwerkt de volgende persoonsgegevens van je en eenieder die een woning, bedrijfsruimte, bergruimte of parkeergelegenheid wilt (mede)huren of die de huur hiervan wilt opzeggen:
Hierbij wordt jouw identiteit geverifieerd en vastgesteld, maar geen kopie van jouw identeitsbewijs gemaakt. Je Burgerservicenummer (BSN) wordt ook niet verwerkt.
Op het moment dat wij een woning aan je toewijzen, wordt jouw verzamelinkomen en overige relevante financiële gegevens van je als huurder en van eventuele medehuurder en medebewoner(s) verwerkt. Onderdeel hiervan zijn een inkomensverklaring van de Belastingdienst, overige inkomensbescheiden en een uitreksel uit de Basisregistratie Personen (BRP) van de gemeente waar je nu woont.
Exploitatie
Stichting woningcorporatie G&O verwerkt hiernaast jouw persoonsgegevens in verband met de uitvoering van de huurovereenkomst. Zie ‘Doelen’ voor een niet-limitatieve opsomming.
In geval van een inkomensafhankelijke jaarlijkse huurverhoging, wordt bij de Belastingdienst opgevraagd of het gezamenlijke huishoudinkomen per adres hoger of lager is dan de drempel voor de (inkomensafhankelijke) huurverhoging. Er worden geen inkomensbedragen in euro’s van de Belastingdienst ontvangen, alleen een indicatie of dit inkomen hoger of lager is dan de drempelwaarde.
Verkoop
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt als u een woning, bedrijfsruimte, bergruimte of parkeergelegenheid wilt kopen: voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailadres.
Doelen
Stichting woningcorporatie G&O vraagt alleen die persoonsgegevens op die van belang zijn en hanteert hierbij het principe van dataminimalisatie. Jouw persoonsgegevens worden bijvoorbeeld verwerkt om onder andere de volgende diensten te kunnen leveren:
Persoonsgegevens worden ook verwerkt om je te bezoeken (bv. wooncoach gesprek), om je telefonisch of schriftelijk te benaderen of te informeren, een klanttevredenheidsonderzoek uit te (laten) voeren of als dit wettelijk verplicht is, zoals gegevens die nodig zijn voor de accountantscontrole en belastingaangifte.
In geval van een huuropzegging, vragen wij altijd jouw toestemming om jouw contactgegevens aan kandidaat-huurders door te mogen geven, zodat jouw woning tijdig kan worden bezichtigd en je beiden de mogelijkheid hebt om roerende goederen over te nemen.
Camerabeelden
Stichting woningcorporatie G&O heeft haar kantoor beveiligd met een automatische toegangsbeveiliging en camera’s. Specifieke locaties en parkeergarages zijn eveneens beveiligd met een automatische toegangsbeveiliging.
In uitzonderlijke situaties en onder bepaalde voorwaarden laat Stichting woningcorporatie G&O (tijdelijk) cameratoezicht aanbrengen op locaties om overlast, misdrijven en vandalisme tegen te gaan, voor de bescherming van eigendommen en voor de veiligheid van bewoners. In dergelijke gevallen wordt een cameraprotocol gehanteerd.
Digitale nieuwsbrief
Stichting woningcorporatie G&O maakt gebruik van de dienst MailChimp van The Rocket Science Group LLC om digitale nieuwsbrieven per e-mail te versturen. In het kader hiervan is een aparte privacyverklaring ‘digitale nieuwsbrief’ opgesteld en gepubliceerd op onze website.
Grondslagen
Stichting woningcorporatie G&O verwerkt alleen jouw persoonsgegevens als aan één of meerdere van de volgende wettelijke grondslagen wordt voldaan:
Stichting woningcorporatie G&O verleent huisvestingsvergunningen namens de gemeenten (uitgezonderd gemeente Baarn) en vervult hiermee ook een publieke taak.
Bewaartermijnen
Stichting woningcorporatie G&O bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens zijn of worden verzameld. De wettelijke bewaartermijnen worden hierbij in acht genomen. De bewaartermijnen zijn vastgelegd in onze verwerkingenregisters.
Inkomensgegevens voor de toewijzing van huurwoningen, worden tot 1 jaar na de goedkeurende accountantsverklaring bewaard. Persoonsgegevens van voormalige huurders worden tot 5 jaar na einde huurcontract bewaard, tenzij nog niet alle lopende zaken zijn afgehandeld (denk aan een openstaande vordering of woonfraude) en/of hier een langere bewaartermijn voor geldt ter voldoening aan een wettelijke verplichting of bewaarplicht.
Verstrekking aan en verwerkingen door derden
Stichting woningcorporatie G&O verstrekt je persoonsgegevens alleen aan derden als dit nodig is voor de levering van diensten of om te voldoen aan een wettelijke verplichting, hierbij rekening houdend met jouw privacy en de eerder genoemde grondslagen en dataminimalisatie.
Voornaamste categoriën van derden zijn: bedrijven die belast zijn met de woningtoewijzing , aannemers, installateurs en andere bedrijven die zorg dragen voor het technisch beheer en onderhoud van ons woningbezit, energieleveranciers, gemeenten en overige overheidsdiensten, collega woningcorporaties, zorginstanties, bedrijven die belast zijn met onze communicatie uitingen (waaronder onze nieuwsbrief), incassobureau’s, deurwaarders, advocaten, notarissen en accountants.
Stichting woningcorporatie G&O verkoopt jouw persoonsgegevens niet en verstrekt jouw persoonsgegevens ook niet aan derden voor direct marketing doeleinden.
Stichting woningcorporatie G&O behoudt zich het recht om jouw kredietwaardigheid te laten toetsen. Hiertoe worden de noodzakelijke persoonsgegevens verstrekt aan kredietwaardigheidsbeoordelaar EDR Consumententoetsing, die gegevens alleen voor dit doel mag gebruiken.
Convenanten, protocollen, regelingen en overeenkomsten
De derden die jouw persoonsgegevens verwerken, al dan niet onder eigen verantwoordelijkheid, onder gedeelde verantwoordelijkheid of onder de verantwoordelijkheid van Stichting woningcorporatie G&O, moeten uiteraard zorgvuldig met jouw persoonsgegevens omgaan. Indien wettelijk verplicht, worden hiertoe schriftelijke (werk)afspraken gemaakt en vastgelegd in convenanten, protocollen, modelregelingen gezamenlijke verantwoordelijkheid, verwerkersovereenkomsten, contracten en/of algemene voorwaarden, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw persoonsgegevens.
In de overeenkomsten is minimaal benoemd de verantwoordelijkheid voor de verwerking, de melding en afhandeling van datalekken, de technische en organisatorische maatregelen die getroffen worden om Informatie te beveiligen, de afspraken over het inschakelen van andere partijen (verwerkers) bij de verwerking van persoonsgegevens en een verbod op het verwerken van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte, tenzij de partij actief deelneemt aan het EU-VS Privacy Shield.
Rechten van betrokkenen bij verwerking van persoonsgegevens
Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, op te vragen (datapotabiliteit), te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. Een verzoek hiertoe kan per e-mail worden opgestuurd naar info@gooienom.nl of schriftelijk naar:
Stichting woningcorporatie G&O
T.a.v. Privacy officer
Postbus 329
1200 AH Hilversum
Stichting woningcorporatie G&O verifieert hierbij jouw identiteit, om vast te kunnen stellen dat het verzoek ook echt door je wordt gedaan. Verzoeken moeten door de wettelijke vertegenwoordiger worden ingediend, als je jonger bent dan 16 jaar of niet handelingsbevoegd bent.
Stichting woningcorporatie G&O zal zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek reageren. Bij de beoordeling en afhandeling van jouw verzoek, worden de daarvoor geldende wettelijke termijnen aangehouden.
Jouw recht op inzage geldt niet voor persoonlijke werkaantekeningen en notities, persoonsgegevens van en over derden en persoonsgegevens die worden gebruikt bij de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten en andere gevallen. Jouw recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit) geldt alleen voor verwerking van digitale persoonsgegevens op grond van toestemming of overeenkomsten.
Correcties, aanvullingen en verwijderingen worden zo spoedig mogelijk verwerkt. Deze wijzigingen worden ook doorgegeven aan partijen (o.a. verwerkers) die jouw persoonsgegevens hebben ontvangen, tenzij dit onmogelijk is of een onevenredige inspanning vergt.
Recht op menselijk blik
Stichting woningcorporatie G&O hanteert geen besluiten op basis van automatische verwerkingen, er vindt altijd een menselijke handeling en blik plaats.
Recht op beperking van verwerking en recht van bezwaar
Je hebt het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens, als:
Je hebt hiernaast het recht van bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, in geval van de grondslagen 'publieke taak' of 'gerechtvaardigd belang'. Gedurende je bezwaar worden jouw persoonsgegevens niet verwerkt en wordt een beperking van de verwerking ingesteld.
Beveiligingsmaatregelen
Stichting woningcorporatie G&O heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen ter beveiliging van (digitale) gegevens tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Personen hebben alleen toegang tot gegevens voor zover dit nodis is voor het uitoefenen van hun functies.
Geheimhouding
Alle personen die werkzaam zijn bij Stichting woningcorporatie G&O of werkzaamheden voor ons verrichten, waaronder inleners en zzp’ers, zijn verplicht tot geheimhouding, tenzij hun taak of een wettelijk voorschrift tot mededeling verplicht. Onderdeel van indiensttreding en inhuur is het aanleveren van een Verklaring omtrent gedrag (VOG) en het ondertekenen van een gedragscode integriteit met hierin benoemd een integere omgang met (digitale) gegevens.
Gegevens (cookies) websitebezoek
Stichting woningcorporatie G&O gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. De cookies die worden gebruikt zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en voor gebruiksgemak, bijvoorbeeld door voorkeursinstellingen te onthouden. Afmelden voor cookies is mogelijk door de internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kan alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van de browser worden verwijderd. Zie onze Disclaimer op onze website voor meer informatie over cookies.
Meldingen en vragen
Stichting woningcorporatie G&O neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als de indruk bestaat dat persoonsgegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, kan contact worden opgenomen met telefoonnummer (035) 67 26 699 of e-mailadres info@gooienom.nl.
Hilversum, 8 maart 2019 (versie 2.0)
