Vacatures

Bestuurssecretaresse
32 uur

Dit ga je doen
In deze afwisselende rol lever je secretariële en organisatorische ondersteuning aan onze directeur-bestuurder en Raad van Commissarissen. Van uitdagend agendabeheer, beoordelen, prioriteren, bewaken van acties en afspraken tot het afhandelen van de mails die aan de bestuurder zijn gericht. Daar draai jij je hand niet voor om. Je houdt ervan om het bestuur te ontzorgen.|

Je doet meer dan agendabeheer want je regelt ook tot in de puntjes de stukken, verslaglegging en archivering van vergaderingen voor managementteam, de Ondernemingsraad en de Huurdersorganisatie. Hiervoor schakel je veel met managers en collega’s van andere afdelingen. Je zorgt daarnaast voor praktische en organisatorische ondersteuning bij deze bijeenkomsten. En je werkt, met name voor het vastleggen van bestuursbesluiten en de administratieve / facilitaire ondersteuning van de Raad van Commissarissen, nauw samen met je collega bestuurssecretaris, die tevens jouw leidinggevende is. Met de toekomstige management secretaresse stem je ook regelmatig af. Jullie helpen elkaar, vullen elkaar aan, vervangen elkaar bij afwezigheid. Een hecht team waar met plezier wordt gewerkt.

Zo ziet je werkdag eruit
Nadat je bent ingelogd op de flexplek die je voor vandaag hebt gereserveerd, start je met het screenen van de agenda en mails van de bestuurder zodat je op de hoogte blijft van wat er speelt. Je bent goed in het onderscheiden van hoofd- en bijzaken waardoor je in één oogopslag ziet wat urgent is en direct opgepakt moet worden. Je wijst de bestuurder op de stukken die in Ibabs staan, plant een extra overleg voor de bestuurder met de voorzitter van de Raad van Commissarissen en gaat, nadat je een lekkere koffie hebt gescoord in het werkcafé, aan de slag met de uitwerking van het MT verslag.

Je luncht vandaag met je collega’s in het mooie werkcafé. Er is vandaag een collega jarig en je neemt bij de lunch een stukje van de taart die op de bar staat. Je bespreekt tijdens de lunch met je collega’s hoe het gaat, zowel persoonlijk als op het werk, waardoor je een beeld krijgt van de organisatie en weet wat er speelt. Na de lunch pak je vol energie jouw laptop in en ga naar het kantoor van de Huurdersorganisatie in Laren. Vanmiddag zorg je voor het verslag van het vaste overleg van de Huurdersorganisatie met het bestuur en de manager Buurten. Daarna snel terug naar kantoor voor de afspraken die de bestuurder met externen heeft. Je informeert je collega van team Service, die de gastvrouw is, en stemt met haar de laatste dingen af waarna je met de bestuurssecretaris de agenda voor het komende MT overleg doorneemt en daarna de stukken in Ibabs zet. Als afsluiting check je de agenda van de volgende dag en zorg je dat de offertes voor een externe bijeenkomst opgevraagd zijn. Met een tevreden en voldaan gevoel ga je naar huis. Wat vandaag gedaan en geregeld moest worden, is allemaal gelukt. Morgen zijn er weer nieuwe uitdagingen!

Dit heb jij in huis
Je bent proactief en organiseert graag alles van A tot Z. Je werkt daarbij gestructureerd en verstrekt de juiste informatie aan belanghebbenden en activeert -waar nodig- bestuur, managers of collega’s. Je onderhoudt hiervoor goed de interne en externe contacten. Integriteit is voor jou een vanzelfsprekendheid. Je bent flexibel; staat open voor anderen en bent laagdrempelig benaderbaar. Je past je makkelijk aan en je vindt het een uitdaging om processen voortdurend te optimaliseren.

  • Minimaal MBO+ / HBO werk- en denkniveau
  • Minimaal 5 jaar ervaring als bestuurssecretaresse of directiesecretaresse
  • Inzicht in bestuurlijke verhoudingen en besluitvormingsprocessen
  • Meer dan gemiddeld kennis van Microsoft 365 en iBabs
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (woord en geschrift)
  • Een betrokken, open en sociale houding.

Dit bieden wij

  • De functie is ingeschaald in schaal H van de cao Woondiensten: dat is minimaal € 3.748,- en maximaal € 4.727,- bruto per maand (op basis van een 36-urige werkweek).
  • Een gloednieuwe hybride werkomgeving met flexwerkplekken, tegenover het Centraal Station Hilversum.
  • Wekelijks vers fruit op kantoor.
  • Gratis reizen met je Reisbalans ov-kaart voor woon-werkverkeer én werk-werkverkeer.
  • Een km vergoeding als je wandelt of op de fiets naar kantoor komt.
  • Vakantiegeld van 8% over je bruto jaarsalaris.
  • Een goed pensioen.
  • Een eindejaarsuitkering.
  • Een opleidingsbudget
  • Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 900,- per jaar. Hiermee kan je investeren in je (toekomstige) loopbaan.
  • Afhankelijk van je functie werk je hybride op kantoor of thuis. Samen maken we afspraken over de juiste balans en wat je nodig hebt om veilig en gezond te werken. En natuurlijk krijg je een vergoeding (€2,35 per thuiswerkdag).
  • Een goede en hechte werksfeer met leuke collega's, borrels en teamactiviteiten.
  • Een open organisatie, waar we eigen initiatief en ideeën toejuichen.
  • Geniet van een goede balans tussen werk en privé met 24 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband.
  • En logischerwijs ontvang je van ons een surface en mobiele telefoon om je werk goed uit te voeren.
  • Samenwerken, onderling contact en leren van elkaar vinden wij erg belangrijk. Daarom organiseren we regelmatig kennis- en lunchbijeenkomsten in ons werkcafé.

Hou je van een mooie uitdaging en wil je graag werken in een omgeving waar je écht een verschil kunt maken? Dan komen we graag met je in contact.

Interesse?
Mail je brief met cv naar: werkenbijgooienom.nl. Of reageer via het formulier op de website. Neem voor meer informatie (of een kop koffie) contact op met Carin Bruil, bestuurssecretaris a.i., via telefoonnummer 035-206 5109. Meer informatie staat op onze website www.wonenbijgeno.nl. Een assessment en referentieonderzoek maakt deel uit van de procedure.


Over G&O
Hallo, wij zijn G&O! Wij zijn er voor onze huurders in circa 9.000 woningen verspreid ’t Gooi, de Vechtstreek en Eemland. Met ongeveer 90 medewerkers staan we vanuit ons hoofdkantoor in Hilversum elke dag klaar om goede, betaalbare en duurzame woningen te bieden aan mensen met een bescheiden inkomen of in een kwetsbare positie. Fijn wonen is méér dan een dak boven je hoofd. Daarom willen we zorgen voor duurzame woningen in fijne, veilige en schone buurten. Dat doen we samen met onze huurders en samenwerkingspartners. Onze doelen hebben we vastgelegd in ons vernieuwde Koersplan Samen leven, samen doen.

Missie
Ook mensen met een bescheiden inkomen of in een kwetsbare positie willen wonen in ’t Gooi, de Vechtstreek en Eemland. Vooral voor hen levert G&O betaalbare, goede en duurzame huisvesting in een fijne buurt.

LinkedIn
Facebook
Online nieuwsbrief G&O
Vacaturesites
Anders:
zes plus een = graag het antwoord in cijfers invullen

* Deze velden zijn verplicht.

Woningcorporatie G&O

Verhalen uit het Gooi en Omstreken

Het laatste nieuws

Meer nieuws
x